Der Begriff „papierloses Büro“ ist seit den Anfängen der elektronischen Dokumentenformate, genauer gesagt der PDFs, die Anfang der 1990er Jahre auf den Markt kamen, in Gebrauch. Das Ziel von Adobe war es damals, ein Dokumentenformat zu schaffen, das auf jedem Betriebssystem angezeigt werden kann und bei dem jedes ausgewählte Dokument immer ohne Komplikationen lokal ausgedruckt werden kann.
Heute, 30 Jahre später, ist das Portable Document Format seit weit über einem Jahrzehnt der technische Industriestandard. Wir lesen, drucken und bearbeiten PDFs täglich auf unseren Laptops, Tablets und Handys. Aber trotz dieser Entwicklungen, einer weltweiten Pandemie und einer Menge Lösungsansätzen ist das papierlose Büro immer noch mehr Mythos als Realität. Wenn der Aufschwung digitaler Dokumente etwas bewirkt hat, dann war es der Anstieg des weltweiten Papierverbrauchs, da er es erleichterte, Dokumente zu verbreiten und zu drucken.
Doch ob du es glaubst oder nicht, der Weg zum papierlosen Büro ist einfacher, als du denkst. Was früher eine teurer und zeitaufwändiger war, ist heute dank Hunderter von Unternehmen, die (sei es aus Initiative oder Notwendigkeit) alte Arbeitsweisen überdacht haben, eine echte Option, um Zeit und Geld zu sparen und der Umwelt zu helfen. Klingt verlockend, oder?
Alles beginnt mit einer erlernten Vorliebe für Papierdokumente. Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, und Veränderungen müssen von innen kommen. Deshalb haben wir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, in der wir aufzeigen, wo und wie du mit der Automatisierung dieser veralteten Vorgänge beginnen kannst. Außerdem haben wir die Kosten für die Umstellung auf ein papierloses Büro ermittelt. Lies weiter, um die Ergebnisse zu sehen!
1. Unternehmenskultur – Erstelle einen Plan
Veränderung kommt von innen, Punkt. Jeder Versuch, „die Art und Weise, wie wir arbeiten“ zu ändern, muss von innen heraus und von oben nach unten umgesetzt werden. Es gibt unzählige großartige Beispiele für gescheiterte Versuche, neue Geschäftsprozesse einzuführen oder auch nur eine neue Unternehmenskultur zu schaffen.
Die Umstellung auf papierloses Arbeiten mag nach einem verhältnismäßig geringen Aufwand klingen, aber wie bei jeder Aufgabe steckt einiges mehr dahinter. Sie erfordert eine sorgfältig durchdachte Planung und Umsetzung.
2. Schaffe ein Befähigungsteam
Je nach Größe deines Unternehmens brauchst du vielleicht ein Befähigungsteam oder einfach nur eine Befähigungsperson, die die Umstellung vorantreibt und für die internen Schulungen zuständig ist. Papierlos zu werden bedeutet, dass du mehrere Unternehmensprozesse digitalisieren und (halb)automatisieren musst. Und das bedeutet, dass du Leute brauchst, die mit gutem Beispiel vorangehen und jene Mitarbeiter schulen, die vielleicht nicht so technisch versiert sind.
Ein papierloser Arbeitsplatz erfordert ein gemeinsames Engagement aller Mitarbeiter für die Umstellung. Bevor du mit der Zeitersparnis beginnen kannst, musst du höchstwahrscheinlich einige Stunden in interne Schulungen investieren.
3. Gesetzliche Hürden – konform oder nicht?
Bevor du dich in die Digitalisierung von Dokumenten stürzt, solltest du unbedingt prüfen, ob es gesetzliche Vorschriften gibt, die verlangen, dass du gedruckte Kopien von Dokumenten mit einer „handschriftlichen Unterschrift“ für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrst.
Je nach Land (oder Ländern), in dem/denen du tätig bist, sind elektronische Unterschriften in den letzten Jahren genauso rechtsverbindlich geworden wie Originalunterschriften; aber es ist immer wichtig, dies vorher zu überprüfen.
4. Dokumentenmanagement-Software oder ein Enterprise Content Management
Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem papierlosen Arbeitsplatz ist es, alle aktuellen Dokumente zu digitalisieren und in einem System zu speichern, das allen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, aber eine der ersten Fragen, die du dir stellen solltest, ist: Brauche ich ein DMS oder ein ECM?
Dokumentenmanagement-Software ist die einfachere Version, die nur das Erstellen, Teilen, Bearbeiten und Speichern von Dateien übernimmt.Enterprise Content Management hingegen umfasst eine größere Lösung, die alle Unternehmensinhalte abdeckt, einschließlich Dateien, Bilder, Webseiten, Aufzeichnungen und so weiter.Wenn du die richtige Option gefunden hast, ist die nächste wichtige Frage: Sollen wir in die Cloud gehen oder einen lokalen Server einrichten?Die beliebteste und agilste Option für KMU ist es, mit einem DMS in die Cloud zu gehen, weil es kostengünstig ist und keine Wartung erfordert. Upgrades und die Behebung von Problemen werden vom Cloud-Anbieter übernommen. Hier findest du eine Vergleichstabelle der besten Dokumentenmanagement-Software.
Oft wird die Suche nach einem DMS oder ECM und dessen vollständige Implementierung als kostspielige Aufgabe angesehen, die nicht nur einen erheblichen finanziellen, sondern auch einen zeitlichen Aufwand bedeutet. Außerdem wird diese Investition oft missverstanden, wenn sie sich nicht durch vielfältige Effizienzgewinne und sogar Kosteneinsparungen auszahlt, sobald alles in Betrieb genommen wird. Siehe hierzu unsere Kostenberechnungen am Ende dieses Artikels.Weitere Informationen über nützliche Software findest du in dem folgenden Artikel:
